Databehandleravtale (DPA)

Denne databehandleravtalen («Avtalen») inngås mellom kunden — det foretaket som bruker Operra og bestemmer formålet med behandlingen, heretter «Behandlingsansvarlig» — og THIRDLINKS OÜ NUF (org.nr 937 544 960), som leverer Operra og behandler personopplysninger på Behandlingsansvarliges vegne, heretter «Databehandler».

Avtalen utgjør et vedlegg til salgsbetingelsene og gjelder så lenge Databehandler behandler personopplysninger for Behandlingsansvarlig. Ved motstrid går Avtalen foran salgsbetingelsene for spørsmål om personvern.

Databehandler behandler personopplysninger utelukkende for å levere og drifte Operra-plattformen slik Behandlingsansvarlig tar den i bruk (blant annet ansattadministrasjon, vaktplanlegging, timeregistrering, HMS, dokumenthåndtering og lønnsgrunnlag). Behandlingen varer så lenge kundeforholdet består, med etterfølgende sletting som beskrevet i punkt 9.

Registrerte: Behandlingsansvarliges ansatte, innleide, søkere og — der relevante moduler brukes — kunder og kontaktpersoner.

Kategorier av opplysninger: kontakt- og ansettelsesopplysninger, arbeidstid og fravær, roller og tilganger, dokumenter kunden laster opp, samt særskilte kategorier der kunden selv registrerer slikt (f.eks. fødselsnummer og kontonummer, som krypteres), og opplysninger om helse i den grad kunden fører sykefravær. Kunden bestemmer selv hvilke opplysninger som legges inn.

Tekniske drifts- og feildata: i tillegg behandler Databehandler tekniske opplysninger om bruken av tjenesten — pseudonym bruker-id, organisasjons-id, rolle, hvilken skjerm eller side en feil oppsto på, enhets-, operativsystem- og appversjon, feilmeldinger og teknisk feilsporing (stacktrace). Disse inneholder ikke navn, e-postadresse eller innhold Behandlingsansvarlig eller de registrerte har skrevet, og det gjøres ingen sesjonsopptak. Formålet er å oppdage og rette feil i tjenesten, jf. punkt 11.

Databehandler behandler personopplysninger kun etter dokumenterte instruksjoner fra Behandlingsansvarlig — bruk av tjenesten og denne Avtalen utgjør slik instruksjon — med mindre annet kreves etter lov. Databehandler skal umiddelbart varsle dersom en instruksjon etter Databehandlers syn er i strid med personvernregelverket.

Databehandler sikrer at personell med tilgang til personopplysninger er underlagt taushetsplikt, og at tilgang er begrenset til det som er nødvendig for å levere tjenesten.

Databehandler gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for et sikkerhetsnivå tilpasset risikoen, herunder kryptering av data under overføring (TLS) og i hvile, kryptering av særlig sensitive felt (fødselsnummer, kontonummer), rollebasert tilgangsstyring, revisjonslogg, regelmessig sikkerhetskopiering og rutiner for gjenoppretting. Se også sikkerhetssiden.

Behandlingsansvarlig gir generell forhåndsgodkjenning til bruk av underleverandører. Databehandler har inngått databehandleravtaler med samtlige underleverandører som pålegger dem tilsvarende plikter som i denne Avtalen. Ved planlagt bytte eller tillegg av underleverandør varsles Behandlingsansvarlig med rimelig frist, slik at det kan fremmes innsigelse. Gjeldende underleverandører:

Den til enhver tid gjeldende listen publiseres på operra.no/dpa, sammen med den daterte endringsloggen under. Behandlingsansvarlig varsles på e-post minst 30 dager før en ny underleverandør tas i bruk, og kan innen fristen fremme skriftlig innsigelse til support@operra.no. Ved innsigelse som ikke lar seg løse, kan Behandlingsansvarlig si opp tjenesten uten kostnad for gjenstående avtaleperiode. En nedlastet PDF viser listen slik den var på nedlastingstidspunktet; endringsloggen gjør det mulig å se hva som har kommet til siden.

Databehandler bistår Behandlingsansvarlig med å oppfylle plikter etter personvernforordningen, herunder å svare på henvendelser om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet (så langt tjenestens funksjoner tillater det), og med sikkerhet, vurderinger av personvern- konsekvenser og forhåndsdrøftinger.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten varsler Databehandler Behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med bruddet, med informasjon som gjør det mulig å oppfylle egen varslingsplikt til Datatilsynet innen 72 timer.

Ved opphør av kundeforholdet kan Behandlingsansvarlig eksportere data fra Operra. Data oppbevares i 30 dager etter tjenestens slutt for å gi mulighet for eksport, og slettes deretter, med unntak av opplysninger Databehandler er lovpålagt å oppbevare (f.eks. regnskapsdata etter bokføringsloven).

Tekniske drifts- og feildata (punkt 3) slettes automatisk etter 90 dager, uavhengig av kundeforholdets varighet.

Databehandler gjør tilgjengelig informasjon som er nødvendig for å vise at pliktene i art. 28 overholdes, og muliggjør revisjon. Enkelte underleverandører er etablert utenfor EU/EØS; slik overføring skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standardvilkår (SCC) eller annet gyldig overføringsgrunnlag.

Convex og PostHog leverer begge tjenesten fra datasentre i EU/EØS, men er selskaper etablert i USA. For disse er standardvilkårene (SCC) overføringsgrunnlaget for den tilgangen leverandøren selv kan ha til data under drift og support.

Databehandler samler inn tekniske drifts- og feildata (punkt 3) for å oppdage og rette feil i tjenesten. Behandlingen omfatter ikke måling av hvordan den enkelte ansatte bruker tjenesten, og utgjør derfor ikke et kontrolltiltak overfor Behandlingsansvarliges ansatte.

Behandlingsansvarlig kan når som helst kreve at innsamlingen av tekniske hendelses- og feildata stanses for sin organisasjon, og at allerede innsamlede data slettes. Databehandler gjennomfører dette uten kostnad, og uten at det påvirker tjenestens øvrige funksjoner. Feil som Databehandler må logge for å drifte tjenesten sikkert, videreføres i Databehandlers egne systemer innenfor oppbevaringstiden i punkt 9.

Ønsker dere en signert utgave av databehandleravtalen for arkivet, kan dere laste den ned her og få den signert, eller kontakte support@operra.no. Avtalen gjelder uansett fra det tidspunktet tjenesten tas i bruk.