Fravær
199 kr/mnd · eks. mva · + 39 kr per aktiv ansatt
Fravær er fravær, enten den ansatte er syk eller skal ha ferie. Modulen samler egenmelding, sykmelding, ferie, permisjon og avspasering i ett skjema og én godkjenningskø, i stedet for to systemer og noen muntlige avtaler ingen husker. Lederen får én kalender over hvem som er borte når, med filter på type og avdeling, og ser bemanningskonsekvensen før hun godkjenner: hvem andre er borte samtidig, hvilke vakter søkeren er satt opp på, om minimumsbemanningen ryker, og hvem som kan ta vakta i stedet. Reglene som skiller fraværstypene består. Legemeldt fravær får saks-tidslinje med oppfølgingsfrister og Bradford-faktor. Ferie og avspasering får saldo, opptjening og automatisk overføring til nyåret. Sensitiv sykdomsinformasjon er strengt skilt ut og synlig bare for leder.
Slik fungerer det
- 1Den ansatte velger fraværstype i ett skjema: egenmelding, sykmelding, ferie, permisjon eller avspasering, hele dagen eller et tidsrom.
- 2Lederen åpner søknaden i den felles køen og ser bemanningskonsekvensen: hvem andre er borte, hvilke vakter berøres, og om minimumsbemanningen ryker.
- 3Første godkjenner beslutter. Godkjent fravær vises i fraværskalenderen og i vaktplanen.
- 4Er fraværet legemeldt, settes oppfølgingsfristene automatisk og saken får en tidslinje med samtaler og dokumenter.
- 5Er det ferie eller avspasering, trekkes saldoen med riktig brøk, og overføring til nyåret holdes à jour av seg selv.
- 6Måneden eksporteres til lønnsgrunnlaget med fraværstype som dimensjon.
Dette får du
Ett skjema for alt fravær: egenmelding, sykmelding, ferie, permisjon og avspasering
Én godkjenningskø og én fraværskalender, med filter på type og avdeling
Bemanningskonsekvens og forslag til vikar vises før lederen godkjenner
Strengt skille: sensitiv sykdomsinfo kun for leder, ikke for kolleger
Saks-tidslinje med oppfølgingssamtaler og frister ved legemeldt fravær
Tydelig feriesaldo: opptjent, overført fra i fjor og avspasering
Automatisk overføring av restdager og avspasering fra overtid
Bradford-faktor og fraværsprosent forklart i klartekst
Eksport til lønnsgrunnlag med fraværstype som dimensjon
Slik brukes den
- En ansatt melder egenmelding fra mobilen første fraværsdag, eller søker ferie, i det samme skjemaet.
- Lederen ser hele fraværskalenderen i én oversikt og filtrerer på type og avdeling.
- Før godkjenning vises overlappende fravær, søkerens planlagte vakter og om minimumsbemanningen brytes.
- Trykk «Foreslå dekning», så finner systemet ledige vikarer for vaktene som blir stående tomme, uansett fraværstype.
- Ved legemeldt fravær genereres oppfølgingsfristene automatisk (oppfølgingsplan 4 uker, dialogmøte 1 på 7 uker) med varsler i dashbordet.
- Restferie som ikke ble brukt overføres automatisk til neste år, opp til taket dere har satt.
Hvem passer det for
Fravær er en naturlig del av driften i blant annet:
Godt å vite
- Ett skjema for alt fravær, og én kø å godkjenne i. Den ansatte slipper å vite om fri kalles ferie, avspasering eller permisjon.
- Bemanningskonsekvens og forslag til vikar før lederen sier ja, uansett fraværstype. Simployer vet ikke hvem som jobber lørdag, det gjør vi.
- Sensitiv fraværsgrunn er kryptert og skjult som standard. Å åpne den krever en egen rettighet og logges (GDPR art. 32), aldri synlig for kolleger.
- Fristmotor for legemeldt fravær: oppfølgingsplan og dialogmøter regnes fra første sykmeldte dag, med varsler før frist.
- Saldoen brytes ned så alle forstår den: opptjent + overført + avspasering − brukt − planlagt = tilgjengelig nå.
- Bradford-faktoren løfter fram gjentakende korttidsfravær som ellers er lett å overse.
Anbefalte moduler
Disse gjør Fravær enda mer nyttig — men er valgfrie:
Vil du prøve manuelt først?
Last ned den gratis malen «Egenmelding ved sykefravær» og gjør det på papir — eller gjør det digitalt her i Fravær.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor er sykefravær og ferie samlet i én modul?
Fordi det er samme spørsmål for den som skal godkjenne: hvem er borte, når, og hvem tar vakta. Å dele det i to betydde to skjemaer for den ansatte, to køer for lederen og to kalendere å sammenligne før en vaktplan kunne legges. Reglene som faktisk skiller fraværstypene er beholdt: oppfølgingsfrister, saks-tidslinje og Bradford-faktor gjelder bare sykdom, mens saldo, opptjening og overføring bare gjelder ferie og avspasering.
Får kolleger se hvorfor noen er syk?
Nei. Fraværsgrunnen ved sykdom er en helseopplysning, lagres kryptert og vises ikke i lister eller i vaktplanen. Å åpne den krever en egen rettighet ut over den vanlige fraværstilgangen, og hvert oppslag logges med hvem som så hva og når (GDPR art. 32). Kolleger ser bare at noen er borte, på samme måte som de ser at noen har ferie.
Hvordan hjelper modulen med NAV- og sykmeldingsreglene?
Modulen holder orden på fraværet du som arbeidsgiver skal følge opp: egenmeldingsdager (hovedregel inntil 3 dager om gangen, opptil 4 ganger i året, eller 8 dager × 24 per år i IA-virksomheter), arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager, og når det er tid for oppfølgingsplan (innen 4 uker) og dialogmøte (innen 7 uker). Legemeldt fravær registreres ved siden av egenmelding, og alt samles som grunnlag for oppfølging. Merk: Operra erstatter ikke legens sykmelding eller NAVs løsninger. Digital sykmelding, inntektsmelding og refusjon håndteres hos NAV og Altinn. Modulen er et oppfølgings- og dokumentasjonsverktøy, ikke juridisk rådgivning.
Beregner modulen feriepengene?
Nei. Fraværsmodulen holder orden på søknader, godkjenning og feriesaldo, altså dager og timer. Selve feriepengene vises i Lønnsgrunnlag som et estimat på 10,2 %, og den endelige beregningen gjøres i lønnssystemet ut fra deres egne satser.
Hvordan settes og forstås feriesaldoen?
Du legger inn feriedagene den ansatte har til gode, og saldoen brytes ned i opptjent, overført fra i fjor og avspasering, minus det som er brukt og det som er søkt om, så både leder og ansatt ser hva som faktisk er tilgjengelig. Restdager overføres automatisk til neste år innenfor et tak du bestemmer, og du kan justere både overføring og avspasering manuelt per ansatt.
Hva er avspasering, og hvordan opptjenes den?
Avspasering er fri du tar ut mot tidligere opparbeidet overtid. Når du slår det på, opptjenes timene automatisk fra registrert overtid på bekreftede vakter, og trekkes fra igjen når en avspaseringssøknad godkjennes. Du kan når som helst justere en ansatts timekonto manuelt.
Si farvel til
manuelt arbeid
La dataene flyte automatisk og bruk tiden på det som betyr noe.
